Idiomes
¿Ets d’aquelles persones que mira contínuament si ha rebut un nou e-mail? La teva safata d'entrada sempre està plena de correus per obrir? Saps com treure el màxim partit al teu gestor de correu electrònic? Amb aquestes recomanacions, gestionaràs teus e-mails de manera més eficaç.
El correu electrònic segueix sent un dels mitjans de comunicació més emprats, especialment en l'àmbit professional. Segons un estudi de McKinsey, dediquem gairebé un 30% de la nostra jornada laboral a l'e-mail. Però saps com gestionar-lo eficaçment?
Et donem algunes pautes per organitzar els teus e-mails que t'ajudaran a reduir l'estrès que suposa veure la teva safata d'entrada sempre plena i milloraran la teva productivitat
Utilitza el camp de "Assumpte" per indicar clarament el tema del correu. Intenta que sigui curt i concís, i evita escriure’l en majúscules.
Si a mesura que avança la conversa, el tema del correu canvia, actualitza també l'assumpte.
No enviïs correus sense assumpte ni facis servir aquest camp per escriure tot el missatge.
El correu electrònic no és un xat ni un servei de missatgeria instantània. Respon només quan creguis que és necessari i que la teva resposta aporta valor a la conversa.
Escriu respostes directes, breus i concises.
És necessari respondre a tots els destinataris i totes les destinatàries del correu original?
Respon només a qui correspongui, per evitar saturar la safata d'entrada de la resta de persones amb correus innecessaris.
Posa com a destinataris/àries només a les persones principals a qui s’adreça el correu i de les quals s'espera una resposta.
Utilitza el camp "En còpia (CC)" per afegir a destinataris/àries que interessa que llegeixin el correu però no cal que responguin.
Si has d'enviar un correu a molts/moltes destinataris/àries externs/es que no tenen relació entre ells i elles, fes servir l'opció de "Còpia oculta (CCO)" per evitar difondre les seves adreces de correu de forma inadequada. La Llei de Protecció de Dades considera l’adreça d'e-mail una dada personal i difondre-la sense consentiment pot comportar una sanció.
Si has d'enviar habitualment e-mails al mateix grup de persones, crea't una llista amb tothom i així agilitzaràs els enviaments, evitaràs escriure malament alguna adreça i no t'oblidaràs d'incloure a ningú.
Reenviar un correu és tan senzill com fer clic, però intenta fer un ús responsable d'aquesta funció. Abans de tornar a enviar un missatge, pensa si realment aporta alguna cosa i si a tu t'agradaria rebre’l.
No saturis la safata d'entrada dels teus companys/nyes amb acudits, ofertes i altres continguts irrellevants.
Comprovar la safata d'entrada a cada moment redueix la teva capacitat de concentrar-te en altres tasques.
Crea't un rutina per revisar el correu. Per exemple, fes-ho quan arribes a la feina, abans d'anar a dinar i abans d'anar-te'n de l'oficina. D'aquesta manera, optimitzaràs el teu temps.
Crea carpetes per organitzar els correus a mesura que els obris. No tots els missatges requereixen una resposta immediata. Plantejar-te aquestes preguntes et pot ajudar:
És una cosa urgent? Dona-li prioritat. Tot i que els temes urgents haurien de tractar a través d'altres canals de comunicació, com el telèfon o la missatgeria instantània.
Requereix fer alguna acció no immediata? Guarda'l en la carpeta de "Tasques pendents". Pots tenir diverses carpetes per classificar els correus segons la prioritat per atendre'ls.
Necessita una resposta ràpida? Si no et portarà més de 2 minuts contestar al correu, fes-ho en aquell mateix moment i no ho deixis per més tard. Milloraràs la teva productivitat.
És una convocatòria a una reunió? Accepta-la rebutja-la, segons s’escaigui, i afegeix la informació al calendari.
És només informatiu? Guarda'l en la carpeta "Informació" o elimina’l si no necessites conservar-lo.
És SPAM? Esborra'l directament.
Tots els gestors de correu electrònic permeten crear filtres o regles per administrar els missatges i així alliberar la safata d'entrada.
A l'Outlook, pots moure, marcar i respondre a missatges de correu electrònic automàticament mitjançant regles. Per exemple, pots crear una regla perquè tots els e-mails d'un/a remitent, o aquells que continguin determinades paraules en l'assumpte, vagin directament a una carpeta concreta. D'aquesta manera, podries guardar de forma automàtica totes les notificacions de xarxes socials dins d’una carpeta.
També gràcies a les regles, pots activar respostes automàtiques per al correu entrant quan estiguis fora de l'oficina.
A l'Outlook, pots establir marques de seguiment en els missatges que requereixin una acció. Has de seleccionar la bandereta que apareix al costat del correu i en activar-la es tornarà vermella. Si cliques sobre la bandera amb el botó dret del ratolí, podràs establir la durada del seguiment.
També pots assignar categories de color per agrupar missatges relacionats. Només has de fer clic sobre el missatge amb el botó dret del ratolí, seleccionar l'opció "Categoritzar" i triar el color desitjat.
Activar les notificacions pot ser útil en determinats moments, per saber quan reps un correu nou, però pot afectar negativament la teva productivitat quan necessites concentrar-te.
El millor és que activis o desactivis les notificacions segons les necessitats de cada moment.
Revisa els correus antics com a mínim dues vegades l'any, per exemple, a l'estiu i per Nadal.
Classifica els que necessitis guardar (pots crear una carpeta que es digui "Arxiu" o carpetes per dates: p.ex. "Històric gener-juny 2019") i elimina els que ja no necessitis.
Aplicant aquests consells, segur que
gestionar el correu electrònic et
resultarà molt més fàcil!