Gestiona eficazmente
el correo electrónico

Consejos para
gestionar el correo
electrónico de
forma eficaz

Como emisor/a

1.

Dedica tiempo a
escribir el asunto

  • Usa el campo de "Asunto" para indicar claramente el tema del correo. Intenta que sea corto y conciso, y evita escribirlo en mayúsculas.

  • Si a medida que avanza la conversación, el tema del correo cambia, actualiza también el asunto.

  • No envíes correos sin asunto ni uses este campo para escribir todo el mensaje.

2.

Responde solo si
es necesario

  • El correo electrónico no es un chat ni un servicio de mensajería instantánea. Responde solo cuando creas que es necesario y que tu respuesta aporta valor a la conversación.

  • Escribe respuestas directas, breves y concisas.

3.

No abuses del
"Responder a todos"

  • ¿Es necesario responder a todos/as los/as destinatarios/as del correo original?

  • Responde solo a quien corresponda, para evitar saturar la bandeja de entrada del resto de personas con correos innecesarios.

4.

Haz un buen uso de los campos
"Destinatarios" y "En copia"

  • Pon como destinatarios/as solo a las personas principales a quienes se dirige el correo y de las que se espera una respuesta.

  • Usa el campo “En copia (CC)” para añadir a destinatarios/as que interesa que lean el correo pero que no hace falta que respondan.

5.

Cuidado con los
envíos masivos

  • Si tienes que enviar un correo a muchos/as desti- natarios/as externos/as que no tienen relación entre ellos/as, usa la opción de “Copia oculta (CCO)” para evitar difundir sus direcciones de correo de forma inapropiada. La Ley de Protección de Datos considera la dirección de e- mail un dato personal y difundirla sin consentimiento puede acarrear una sanción.

  • Si tienes que enviar habitualmente e-mails al mismo grupo de personas, créate una lista con todos/as y así agilizarás los envíos, evitarás escribir mal alguna dirección y no te olvidarás de incluir a nadie.

6.

No reenvíes cadenas de
mensajes ni spam

  • Reenviar un correo es tan sencillo como hacer clic, pero intenta hacer un uso responsable de esta función. Antes de reenviar un mensaje, piensa si realmente aporta algo y si a ti te gustaría recibirlo.

  • Si tienes que enviar habitualmente e-mails al mismo grupo de personas, créate una lista con todos/as y así agilizarás los envíos, evitarás escribir mal alguna dirección y no te olvidarás de incluir a nadie.

Como receptor/a

1.

Establece momentos para
revisar el correo

  • Comprobar la bandeja de entrada a cada momento reduce tu capacidad de concentrarte en otras tareas.

  • Créate una rutina para revisar el correo. Por ejemplo, hazlo cuando llegas al trabajo, antes de ir a comer y antes de irte de la oficina. De esta manera, optimizarás tu tiempo.

2.

Organiza los e-mails
por carpetas

  • Crea carpetas para organizar los correos a medida que los abras. No todos los mensajes requieren una respuesta inmediata. Plantearte estas preguntas te puede ayudar:

  • ¿Es algo urgente? Dale prioridad. Aunque los temas urgentes deberían tratarse a través de otros canales de comunicación, como el teléfono o la mensajería instantánea.

  • ¿Requiere realizar alguna acción no inmediata? Guárdalo en la carpeta de “Tareas pendientes”. Puedes tener varias carpetas para clasificar los correos según la prioridad para atenderlos.

  • ¿Necesita una respuesta rápida? Si no te llevará más de 2 minutos contestar al correo, hazlo en ese mismo momento y no lo dejes para más tarde. Mejorarás tu productividad.

  • ¿Es una convocatoria a una reunión? Acéptala o recházala, según proceda, y añade la información al calendario.

  • ¿Es solo informativo? Guárdalo en la carpeta “Información” o elimínalo si no necesitas conservarlo.

  • ¿Es SPAM? Bórralo directamente.

3.

Crea filtros y reglas
para automatizar tareas

  • Todos los gestores de correo electrónico permiten crear filtros o reglas para administrar los mensajes y así liberar la bandeja de entrada.

  • En Outlook, puedes mover, marcar y responder a mensajes de correo electrónico automáticamente mediante reglas. Por ejemplo, puedes crear una regla para que todos los e-mails de un/a remitente, o aquellos que contengan determinadas palabras en el asunto, vayan directamente a una carpeta concreta. De esta forma, podrías guardar de forma automática todas las notificaciones de redes sociales en una carpeta.

  • También gracias a las reglas, puedes activar respuestas automáticas para el correo entrante cuando estés fuera de la oficina.

4.

Configura marcas
y colores

  • En Outlook, puedes establecer marcas de seguimiento en los mensajes que requieran una acción. Has de seleccionar la banderita que aparece al lado del correo y al activarla se volverá roja. Si clicas sobre la bandera con el botón derecho del ratón, podrás establecer la duración del seguimiento.

  • También puedes asignar categorías de color para agrupar mensajes relacionados. Solo tienes que hacer clic sobre el mensaje con el botón derecho del ratón, seleccionar la opción “Categorizar” y elegir el color deseado.

5.

Gestiona las
notificaciones

  • Activar las notificaciones puede ser útil en determinados momentos, para saber cuándo recibes un correo nuevo, pero puede afectar negativamente a tu productividad cuando necesitas concentrarte.

  • Lo mejor es que actives o desactives las notificaciones según las necesidades de cada momento.

6.

Haz limpiezas
periódicas de correo

  • Revisa los correos antiguos al menos dos veces al año, por ejemplo, en verano y en Navidades.

  • Clasifica los que necesites guardar (puedes crear una carpeta de “Archivo” o carpetas por fechas: p.ej. “Histórico enero-junio 2019”) y elimina los que ya no necesites.

¡Aplicando estos consejos, seguro que
gestionar el correo electrónico te
resultará mucho más fácil!