Gestiona eficaçment
el correu electrònic

Consells per
gestionar el
correu electrònic
de forma eficaç

Com a emissor/a

1.

Dedica temps a
escriure l'assumpte

  • Utilitza el camp de "Assumpte" per indicar clarament el tema del correu. Intenta que sigui curt i concís, i evita escriure’l en majúscules.

  • Si a mesura que avança la conversa, el tema del correu canvia, actualitza també l'assumpte.

  • No enviïs correus sense assumpte ni facis servir aquest camp per escriure tot el missatge.

2.

Respon només si cal

  • El correu electrònic no és un xat ni un servei de missatgeria instantània. Respon només quan creguis que és necessari i que la teva resposta aporta valor a la conversa.

  • Escriu respostes directes, breus i concises.

3.

No abusis del
"Respondre a tothom"

  • És necessari respondre a tots els destinataris i totes les destinatàries del correu original?

  • Respon només a qui correspongui, per evitar saturar la safata d'entrada de la resta de persones amb correus innecessaris.

4.

Fes un bon ús dels capms
"Destinataris" i "En còpia"

  • Posa com a destinataris/àries només a les persones principals a qui s’adreça el correu i de les quals s'espera una resposta.

  • Utilitza el camp "En còpia (CC)" per afegir a destinataris/àries que interessa que llegeixin el correu però no cal que responguin.

5.

Compte amb els
enviaments massius

  • Si has d'enviar un correu a molts/moltes destinataris/àries externs/es que no tenen relació entre ells i elles, fes servir l'opció de "Còpia oculta (CCO)" per evitar difondre les seves adreces de correu de forma inadequada. La Llei de Protecció de Dades considera l’adreça d'e-mail una dada personal i difondre-la sense consentiment pot comportar una sanció.

  • Si has d'enviar habitualment e-mails al mateix grup de persones, crea't una llista amb tothom i així agilitzaràs els enviaments, evitaràs escriure malament alguna adreça i no t'oblidaràs d'incloure a ningú.

6.

No reenviïs cadenes de
missatjes ni spam

  • Reenviar un correu és tan senzill com fer clic, però intenta fer un ús responsable d'aquesta funció. Abans de tornar a enviar un missatge, pensa si realment aporta alguna cosa i si a tu t'agradaria rebre’l.

  • No saturis la safata d'entrada dels teus companys/nyes amb acudits, ofertes i altres continguts irrellevants.

Como receptor/a

1.

Estableix moments per
revisar el correu

  • Comprovar la safata d'entrada a cada moment redueix la teva capacitat de concentrar-te en altres tasques.

  • Crea't un rutina per revisar el correu. Per exemple, fes-ho quan arribes a la feina, abans d'anar a dinar i abans d'anar-te'n de l'oficina. D'aquesta manera, optimitzaràs el teu temps.

2.

Organitza els e-mails
per carpetes

  • Crea carpetes per organitzar els correus a mesura que els obris. No tots els missatges requereixen una resposta immediata. Plantejar-te aquestes preguntes et pot ajudar:

  • És una cosa urgent? Dona-li prioritat. Tot i que els temes urgents haurien de tractar a través d'altres canals de comunicació, com el telèfon o la missatgeria instantània.

  • Requereix fer alguna acció no immediata? Guarda'l en la carpeta de "Tasques pendents". Pots tenir diverses carpetes per classificar els correus segons la prioritat per atendre'ls.

  • Necessita una resposta ràpida? Si no et portarà més de 2 minuts contestar al correu, fes-ho en aquell mateix moment i no ho deixis per més tard. Milloraràs la teva productivitat.

  • És una convocatòria a una reunió? Accepta-la rebutja-la, segons s’escaigui, i afegeix la informació al calendari.

  • És només informatiu? Guarda'l en la carpeta "Informació" o elimina’l si no necessites conservar-lo.

  • És SPAM? Esborra'l directament.

3.

Crea filtres i regles
per automatitzar tasques

  • Tots els gestors de correu electrònic permeten crear filtres o regles per administrar els missatges i així alliberar la safata d'entrada.

  • A l'Outlook, pots moure, marcar i respondre a missatges de correu electrònic automàticament mitjançant regles. Per exemple, pots crear una regla perquè tots els e-mails d'un/a remitent, o aquells que continguin determinades paraules en l'assumpte, vagin directament a una carpeta concreta. D'aquesta manera, podries guardar de forma automàtica totes les notificacions de xarxes socials dins d’una carpeta.

  • També gràcies a les regles, pots activar respostes automàtiques per al correu entrant quan estiguis fora de l'oficina.

4.

Configura marques
i colors

  • A l'Outlook, pots establir marques de seguiment en els missatges que requereixin una acció. Has de seleccionar la bandereta que apareix al costat del correu i en activar-la es tornarà vermella. Si cliques sobre la bandera amb el botó dret del ratolí, podràs establir la durada del seguiment.

  • També pots assignar categories de color per agrupar missatges relacionats. Només has de fer clic sobre el missatge amb el botó dret del ratolí, seleccionar l'opció "Categoritzar" i triar el color desitjat.

5.

Gestiona les
notificacions

  • Activar les notificacions pot ser útil en determinats moments, per saber quan reps un correu nou, però pot afectar negativament la teva productivitat quan necessites concentrar-te.

  • El millor és que activis o desactivis les notificacions segons les necessitats de cada moment.

6.

Fes netejes
periòdiques de correu

  • Revisa els correus antics com a mínim dues vegades l'any, per exemple, a l'estiu i per Nadal.

  • Classifica els que necessitis guardar (pots crear una carpeta que es digui "Arxiu" o carpetes per dates: p.ex. "Històric gener-juny 2019") i elimina els que ja no necessitis.

Aplicant aquests consells, segur que
gestionar el correu electrònic et
resultarà molt més fàcil!